Quelle durée de conservation pour mes documents personnels ?

Quittances de loyers, justificatifs de paiement, factures EDF, factures de téléphone, relevés bancaires… Tant de documents qu’il faut garder à portée de main s’ils nous sont demandés. Mais est-il nécessaire de conserver tous les documents et pour combien de temps ? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article : quels documents et combien de temps devons-nous les conserver ?

Les documents de situation familiale

Il va sans dire que tous les documents pouvant justifier de votre situation familiale sont à conserver de façon permanente. Ces documents peuvent vous être demandés à tout moment de votre vie. Les documents suivants sont à conserver tout au au long de votre vie : 

• le livret de famille ;

• les contrats de mariage ;

• les jugements de divorce ;

• les jugements d’adoption ;

• le carnet de santé ;

• les copies intégrales et extraits d’état civil.

Les factures

• Factures d'électricité et de gaz : à conserver pendant 5 ans ;
• Factures d’eau : à conserver 2 ans pour un fournisseur public et 4 ans pour un fournisseur privé ;
• Factures de téléphone : conservation pendant 1 an ;
• Factures d’entretien de véhicule : à conserver, de préférence, jusqu’à la vente du véhicule en question pour justifier ses actions ;
• Justificatifs de travaux : en fonction des travaux effectués, les factures sont à conserver entre 10 et 30 ans ;
• Preuve d’achat de votre électroménager, bijoux, etc. : à garder de façon permanente afin de justifier la perte à votre assureur après un éventuel sinistre.

Les contrats d’assurance

Peu importe que l’assurance soit pour votre véhicule, votre logement, votre assurance vie… Chaque document lié à la souscription du contrat doit être gardé tant que le contrat n’est pas résilié. Quant aux quittances de paiement, les lettres de résiliation et leur accusé de réception, vous devez les conserver 2 ans.

Les documents financiers

• Les relevés bancaires sont à conserver 5 ans. De même, vous devez garder toute preuve de versement, paiement, virement ainsi que les talons de chèque, talons de remises de chèque et d’espèce… Tous les documents liés à votre activité bancaire en somme. En cas de perte, vous pouvez solliciter votre banque afin qu’elle vous fournisse un duplicata des papiers concernés.

• Les avis d’imposition sur le revenu sont à garder pendant 3 ans, à compter de l’année suivant l’année d’imposition. Petit ajustement : les preuves de paiement et de déclaration de vos impôts sont à conserver 4 ans.

• Attention à bien conserver votre contrat de prêt immobilier jusqu’à 2 ans après la dernière échéance de remboursement.

• Les bulletins de salaire et contrats de travail doivent tous être conservés jusqu’à la liquidation de votre retraite.

Pour les commerçants, les justificatifs de paiement par carte bancaire sont à conserver 5 ans pour justifier la comptabilité.

Passés ces délais, vous pouvez vous séparer de tous ces papiers.

Maintenant que nous vous avons noyé d’informations concernant les différents délais de conservation des documents, laissez-nous nous faire pardonner en vous proposant une solution adaptée qui vous évitera d’avoir à accumuler des tas de classeurs dans votre bureau !

Des solutions pour limiter les documents papiers

Il existe de nombreuses solutions en ligne pour vous permettre de vous y retrouver sans avoir à classer vos documents papiers et tout retourner lorsque vous avez besoin d’un document spécifique. Vous permettant de classer par thème et par dossier les documents stockés, il est toujours plus simple de retrouver ce que l’on cherche en ligne.

Selon l’Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales “Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu”.

En ce sens, tant que les copies en ligne sont conformes et identiques au document original, rien ne vous empêche de stocker vos documents personnels dans un coffre-fort en ligne ou sur un espace de stockage.

• La conservation des documents via un espace de stockage. Clé usb, CD, etc. Ces solutions sont peut-être un peu désuètes en 2020 mais elles ont le mérite d’être efficaces. Elles vous permettent de pouvoir limiter les papiers qui s’entassent à la maison.

• La conservation sur un Drive en ligne. Google Drive, Dropbox, iCloud… Permettant le stockage de photos, vidéos, etc, pourquoi ne pas utiliser cette solution pour y stocker vos documents personnels ? Accessibles depuis le mobile, cela vous permet d’être en possession de tous vos documents en un simple clic.

• La conservation des documents sur un coffre-fort en ligne. Grâce au cryptage des données, les documents stockés dans ces coffre-forts y sont en parfaite sécurité. C’est le cas notamment du site mypeopledoc qui proposent un coffre-fort numérique pour dématérialiser tous les documents comme les bulletins de salaires.  Certaines entreprises ont déjà franchi ce cap pour réduire leur empreinte écologique.

Julie,

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20 juillet 2020

Traité